EnglishSwedish

Löpande redovisning

Med löpande redovisning avses den dagliga bokföringen av företagets ekonomiska transaktioner – verifikationer. Detta regleras i 5 kap. Bokföringslagen. Eftersom redovisningsförfarandet skiljer sig mellan de olika bolagsformerna har vi nedan specificerat på vilket sätt. Hur redovisningen skall avslutas, se Redovisningens avslutande.

Grundbokföring och huvudbokföring

Företagets affärshändelser skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordningen – Grundbokföring – och i systematisk ordning – Huvudbokföring. En utskrift i registerordning brukar även kallas för verifikationslista och en utskrift i systematisk ordning huvudbok.

Grundbokföring – innebär att alla affärshändelser ska bokföras i kronologisk ordning, det vill säga i den ordning de sker. Detta görs med hjälp av datum för transaktionerna och verifikationsnummer på underlaget/verifikationen.

Huvudbokföring
– innebär att man lägger upp redovisningen systematiskt så att man får en översikt över företagets ställning och resultat. I praktiken innebär detta att bokföringen görs på olika konton utifrån en kontoplan. Det finns en standardiserad baskontoplan, men beroende på vilken bolagsform man har för sin verksamhet varierar även kontona.

Båda dessa kriterier måste uppfyllas för att redovisningen ska anses vara korrekt enligt bokföringslagen.

Tidpunkten för bokföringen

Affärshändelser ska bokföras på ett sådant sätt att de kan presenteras i den ordning som de har skett. Kontanta in- och utbetalningar måste bokföras senast påföljande arbetsdag. Med kontanta in- och utbetalningar menas transaktioner som rör kassan. Andra affärshändelser skall bokföras så snart det kan ske, d.v.s. så snart företaget har tillgång till erforderliga uppgifter för att kunna bokföra händelserna på ett godtagbart sätt. Det är dock acceptabelt att om Aktiebolagstjänst sköter er redovisning av detta görs en gång i månaden direkt efter månades slut. Enligt god redovisningssed får de affärshändelser som har inträffat under en viss månad bokföras senast under den påföljande månaden. Längre fördröjning kan godtas bara vid t.ex. sjukdom eller mycket hög tillfällig arbetsbelastning.

Verifikationer och rättelse av verifikation

Verifikationer

Inom redovisningen är en verifikation ett skriftligt dokument, t.ex. ett kvitto eller en faktura som visar att en affärshändelse skett. För varje affärshändelse måste det finnas en verifikation. På verifikationen ska det finnas uppgifter om:

När verifikationen upprättats
När affärshändelsen inträffat
Vad affärshändelsen avser
Vilket belopp det gäller
Köpare och säljare
Vilka dokument som ligger till grund för affärshändelsen och var originalhandlingen förvaras (om den inte finns bland verifikationerna)

Rättelse av verifikationer

Om en bokföringspost rättas skall det anges när rättelsen har skett och vem som har gjort den. Sker rättelsen genom en särskild rättelsepost, skall det samtidigt säkerställas att det vid en granskning av den rättade bokföringsposten utan svårighet går att få kännedom om rättelsen.

Periodisering

Inom redovisning innebär periodisering att inkomster och utgifter fördelas till de perioder de hör. Endast de utgifter och inkomster som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Övriga inkomster och utgifter hör till kommande räkenskapsår och måste därför periodiseras, det vill säga bokas upp som tillgångar respektive skulder i bokslutet och intäkts- respektive kostnadsföras kommande år.

Löpande bokföring

Följande uppgifter ska alltid kunna utläsas ur den löpande bokföringen för varje bokförd post:

Registreringsordning
Redovisningsperiod
Verifikationsnummer
Kontering
Bokfört belopp

Ur den löpande redovisningen ska man kunna utläsa en viss verifikations registerordning, till vilken redovisningsperiod den hör, verifikationsnummer, kontering och bokfört belopp. Den löpande redovisningen avslutas vid räkenskapsårets slut med ett årsbokslut.

Beronde på vilken bolagsform och verksamhet man bedriver ska kontoplanen anpassas. Kostnader, t.ex. löner, bokförs på olika sätt. I aktiebolag är företagsledare och personal anställda av bolaget och kostnadsförs på respektive kostnadskonton. I handelsbolag och kommanditbolag tar ägarna ut s.k. privatuttag under räkenskapsåret på den kommande vinsten i slutet av räkenskapsåret. Varje delägare i handelsbolaget eller kommanditbolaget har ett eget konto under kontoklassen eget kapital. Anställd personal i handelsbolag eller kommanditbolag skall dock bokföras som kostnad på löners konto.

Ett normalt räkenskapsår skall enligt bokföringslagen omfatta 12 månader. Ett räkenskapsår kan i undantagsfall vara förkortat eller förlängt. Ett företags första och sista räkenskapsår får vara kortare än 12 månader och maximalt 18 månader långt. Alla räkenskapsår däremellan måste omfatta 12 månader, varken kortare eller längre.

Enskilda näringsidkare samt handels- och kommanditbolag måste ha kalenderår som räkenskapsår, 1 januari till 31 december. Aktiebolag och ekonomiska föreningar kan ha brutet räkenskapsår. Alla månadsslut är numera tillåtna som bokslutsdatum. Aktiebolagstjänst har alltid privata aktiebolag med samtliga räkenskapsår som bokslutsdatum

Affärshändelserna ska kunna presenteras i en och samma redovisningsvaluta. Redovisningsvalutan ska vara svenska kronor. I aktiebolag, ekonomiska föreningar, sparbanker, medlemsbanker, understödsföreningar, försäkringsbolag och ömsesidiga försäkringsbolag kan redovisningsvalutan i stället vara euro.

Aktiebolagstjänst kan hjälpa dig med allt inom redovisning

Löpande redovisning

Momsredovisning

Årsbokslut

Årsredovisning

Lönehantering

kompendiet för Redovisning